GESTIÓN DEL CANAL ÉTICO
¿CÓMO ADAPTARSE A LA LEY DE PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE?

OBLIGACIONES LEGALES EN MATERIA DE CANAL ÉTICO

La LEY 2/2023, de 20 de febrero reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante Ley de Protección del Informante) concreta a nivel nacional:

  • Los ámbitos y personas legitimadas para la formulación de denuncias.
  • Las obligaciones de los canales y del procedimiento de tramitación de denuncia.
  • Los derechos de informantes y afectados.

La norma tiene por objeto otorgar una protección adecuada a las personas que informen sobre acciones u omisiones que puedan constituir algunas de las infracciones que la ley recoge (infracciones del derecho de la Unión Europea, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, e infracciones laborales en materia de seguridad y salud en el trabajo), a través de la obligación tanto para el sector público como para empresas con 50 o más trabajadores de disposición de un canal de denuncias o sistema interno de información que garantice la confidencialidad de informantes.

  • 1 de diciembre de 2023
    Empresas de entre 50 y 249 empleados y municipios de menos de 10.000 habitantes.
  • 13 de Junio de 2023
    Empresas de más de 249 personas trabajadoras administraciones públicas y partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.

La ley prevé un régimen sancionador para aquellas organizaciones ante incumplimientos en las obligaciones establecidas:

  • Infracciones Leves: de 1.001 a 10.000 euros.
  •  Infracciones Graves: de 10.001 a 600.000 euros.
  • Infracciones Muy Graves: de 600.001 a 1.000.000 euros.

REQUISITOS PRINCIPALES DEL CANAL ÉTICO O SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN (SII)

PRIVACIDAD Y SEGURIDAD

Disponer de un SII y canal de denuncias diseñado, establecido y gestionado de una forma segura que garantice la confidencialidad de la identidad de informante, en el que comunicar, incluso de forma anónima (no válido correo electrónico), las infracciones previstas en la normativa a todas las personas referidas en el ámbito personal.

  • Puesta a disposición de partes interesadas de sistema de información (canal, procedimiento y funciones responsables) de seguimiento trazable de las comunicaciones recibidas.
  • Contemplar la comunicación anónima (no válido correo electrónico)
  • Garantizar en todo el proceso la confidencialidad
    de informantes y personas involucradas (testigos
    y personas investigadas)
  • Acreditación de medidas de seguridad que eviten el acceso a personas no autorizadas, así como la integridad (no borrado) y trazabilidad (fechas confiables) de las comunicaciones.

PERSONA RESPONSABLE

Nombrar un Responsable del Sistema (RS) (persona física directiva responsable de la gestión del SII designado de forma independiente y autónoma ante conflictos de intereses) por el órgano de administración u órgano de gobierno que habrá de notificarse a la Autoridad Independiente de Protección del Informante AII dependiente del Ministerio de Justicia.

  • Registro de designación de órgano de administración de responsable del sistema.
  • Acreditación de control y evitación de conflicto de intereses de funciones involucradas en hechos o relaciones con las partes implicadas en la comunicación.
  • Formalización de funciones y responsabilidades de responsable de sistema.
  • Notificación designación a Autoridad Independiente de Protección del Informante

LIBRO DE REGISTRO

Contar con un libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos en esta ley, estando a disposición de la Autoridad judicial competente.

  • Formalización de registro de comunicaciones
    recibidas y emitidas
  • Formalización de registro de tratamientos/
    investigaciones asociadas
  • Pseudonimización / anonimización de
    conformidad con las leyes de protección de
    datos.
  • Acreditación de confianza del registro a prueba
    de auditorías.

COMUNICACIÓN EFECTIVA

Garantizar que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva dentro de la correspondiente entidad, con envío de acuse de recibo a la persona informante en el plazo de 7 días naturales siguientes a su recepción, y dando respuesta a las actuaciones de investigación en un plazo no superior a 3 meses.

  • Acreditación de recibí de comunicaciones recibidas
    en un plazo no superior a 7 días.
  • Sistemas de comunicación efectiva de audiencia
    con informantes, testigos y personas afectadas en
    proceso de investigación.
  • Garantía de respuesta a solicitudes de acreditación
    de estado de situación de la investigación por parte
    de informantes.
  • Controles de respuesta a comunicaciones recibidas
    en plazo no superior a 3 meses desde recepción.

POLÍTICA O ESTRATEGIA

Formalizar una política o estrategia que enuncie los principios generales de protección de datos personales, no represalia accesibilidad, confidencialidad, protección de derechos, transparencia y colaboración autoridad judicial, reserva de investigación confidencial, diligencia en tramitación de informaciones, proporcionalidad, legalidad, así como de protección de la presunción de inocencia y honor, derecho de audiencia e información, asistencia letrada y confidencialidad de la persona afectada. Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.

  • Documentación de política de gestión que enuncie principios generales.
  • Puesta a disposición de política de gestión a informantes partes interesadas.
  • Establecimiento de controles de garantía de cumplimiento de la normativa de protección de datos personales en la recepción y tramitación de comunicaciones.
  • Publicación accesible de Canal, así como de Política de Privacidad y Protocolo de Gestión de Informaciones en web corporativa.
  • Control en la gestión de acceso a comunicaciones a funciones autorizadas vinculadas al cumplimiento normativo, habilitada por normativa y/o designadas por el órgano de administración de la organización.
  • Compromiso de confidencialidad y de adhesión a políticas de conflicto de intereses de personas involucradas en la recepción y tramitación de comunicaciones.
  • Controles de acreditación de registros que evidencien el derecho de audiencia, así como de información y respeto de derechos a partes implicadas.
  • Políticas de evaluación de indicios y comunicación a Ministerio Fiscal

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CANAL

Contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas aprobado por el órgano de administración u órgano de gobierno.

  • Formalización de funciones responsables de la gestión de los canales de información.
  • Documentación de procedimiento de tramitación de las comunicaciones recibidas.
  • Inventario de canales de información habilitados para la recepción de comunicaciones (por escrito, verbales, presenciales).
  • Definición de comunicaciones admitidas en canal de
    denuncias (a fin de discriminar aquellas incluidas por encima del cumplimiento normativo).
  • Procedimiento de instrucción de comunicaciones admitidas a trámite (revisión preliminar, instrucción, investigación, resolución y acciones emprendidas).

INFORMACIÓN ACCESIBLE

Proporcionar información adecuada de forma clara y fácilmente accesible, sobre el uso de todo canal interno de información implantado, así como sobre los principios esenciales del procedimiento de gestión en la página web de inicio, en una sección separada y fácilmente identificable.

  • Publicación de canal en página de inicio de web
    corporativa.
  • Puesta a disposición de información sobre
    política de gestión de canal.
  • Integración de usos y tratamientos en Política
    de Privacidad de web corporativa.

GESTIÓN DE TERCEROS IMPLICADOS

La gestión del SII se podrá llevar a cabo dentro de la propia entidad u organismo o acudiendo a un tercero externo (considerado encargado de tratamiento que ha de ofrecer garantías adecuadas de respeto de independencia, confidencialidad, protección de datos y secreto de comunicaciones), en los términos previstos en esta ley.

  • Identificación de externos implicados en los
    sistemas de información (gestión del canal,
    asesoramiento, investigación, …)
  • Solicitud de acreditación de garantías de cumplimiento por parte de externos (principios
    de independencia, confidencialidad, protección
    de datos y secreto de las comunicaciones, …).
  • Formalización de contratos de encargados de
    tratamiento conforme a RGPD con externos
    con acceso a datos.

PROTECCIÓN DE DATOS

Garantía de cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos personales.

  • Disposición de Delegado de Protección de Datos en base a lo establecido en normativa de referencia
  • Acreditación de cláusulas de notificación de inclusión de datos personales a personas afectadas en formularios de denuncia y/o audiencia.
  • Política de Privacidad con información requerida en base a RGPD y LOPDGDD en cuanto a responsable de tratamiento, usos y finalidades, derechos personas afectadas en materia de protección de datos.
  • Medidas de seguridad de tratamiento de datos y de control de periodos de conservación de datos en base a legitimación legal.

Ventajas del servicio PFS Grupo de canal ético, más allá del cumplimiento normativo:

  1. Evidencia en la puesta a disposición y trazabilidad frente a posibles irregularidades: Como una medida acreditable frente a partes interesadas de cómo la organización asegura la puesta a disposición de partes interesadas de una herramienta en la que no sólo permita formalizar la comunicación segura y trazable de conductas ilícitas, sino la instrucción diligente de dichas comunicaciones con garantías de tramitación y respuesta.
  2. Mejora de la transparencia, reputación y la imagen: Al permitir una comunicación confidencial que permite demostrar el compromiso con la ética y la responsabilidad social corporativa de la organización, poniendo en valor el código ético y el
    establecimiento de mecanismos efectivos para evitar posibles irregularidades.
  3. Reducción de riesgos económicos y reputacionales asociados no sólo por el cumplimiento legal de una normativa cuyo régimen sancionador prevé multas de hasta 1.000.000€, sino a los riesgos de penalización del mercado a la hora de contratar con una entidad que pudiera ser tildada de falta de integridad o que pueda limitar su oferta para la contratación pública.
  4. Detección anticipada de conductas que puedan dar lugar a la comisión de un delito o de mejora del cumplimiento normativo: que permitan la exoneración o atenuación de la responsabilidad penal de la persona jurídica y del órgano de administración, así como la acreditación de disposición de una cultura de cumplimiento y de ética y del fortalecimiento de los procesos internos de gestión y control en la organización.

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