5 S ó Cómo comenzar en la metodología Lean

Seguramente ya hemos escuchado o leído, en diversas ocasiones que el Lean Manufacturing es una filosofía de gestión derivada principalmente del Sistema de Producción Toyota (TPS) y que tiene como objetivo fundamental generar el mayor valor al cliente con los menores “desperdicios” posibles en nuestro proceso.  Por desperdicios entendemos: plazos de espera, tiempos muertos, defectos, etc,

Es también habitual, que cuando nos hablan de estas metodologías lo ilustren con algún ejemplo, que nos permita identificar el potencial de estas herramientas y los beneficios que podrían reportar en nuestro negocio.

Al final la pregunta que cabe hacerse siempre es la misma.  Entonces ¿por qué no es una filosofía de gestión, más extendida?  ¿Por qué no encontramos habitualmente organizaciones que lo pongan en práctica?, máxime cuando que te cuentan “su problema”, y este coinciden con las típicos retos Lean (defectos, tiempos de entrega, cuellos de botella, etc…).  En mi opinión esto se debe a varias causas:

• La resistencia al cambio, que toda persona y organización muestran ante formas nuevas de trabajo.
• El lenguaje (SMED, 5´s, TPM…), desde luego excesivamente críptico (aunque esconda metodologías sencillas), habitual en el mundo de la multinacional, pero muy alejado del lenguaje de las Pymes.
• Desconocimiento en herramientas de Gestión, por parte de los mandos intermedios y en ocasiones también directivos, lo que impide en muchas ocasiones, una correcta valoración de los retornos potenciales.
• Constancia en el mantenimiento de mejoras cuando estas se han implantado o haber intentado abordar una mejora excesivamente compleja, buscando obtener rápidos resultados, logrando con ello una sensación de fracaso.

A pesar de estas dificultades, es evidente que la presión para aumentar de la productividad de las compañías es cada vez mayor, por ello una buena forma de comenzar a iniciarnos en esta filosofía de gestión es, con una de estas crípticas herramientas, las 5´s, que desde este momento podemos a referirnos a ella como Orden y Limpieza.

Es una herramienta relativamente fácil de asumir y con resultados muy visibles para cualquier organización, ya sea en un taller, almacén u oficina.  Trayendo además consigo importantes beneficios en: ahorro de tiempos, descenso de accidentes, motivación de los trabajadores, etc.

Las fases que debemos seguir para implantar esta metodología son, como su nombre indica cinco:

1. Clasificar y descartar: Lo primero que debemos hacer es identificar las cosas necesarias en el puesto de trabajo y las que no lo son, aprovechando para eliminar estas últimas y comprobar que se tienen todo lo necesario.
2. Organizar: Deberemos identificar el sitio en que cada cosa, tiene que estar disponible y deberá volver a estar una vez terminado el trabajo.
3. Limpieza: Una vez superadas las dos primeras fases, es el momento adecuado para limpiar el puesto de trabajo. Cada trabajador deberá mantener limpia la zona de trabajo asignada.
4. Estandarizar: Debemos empezar a generar un hábito, para ello nombraremos responsables, formaremos, identificaremos de zonas etc.
5. Mantener: Como se comentaba, esta es una fase fundamental y complicada pues en ella se encuentra el éxito o fracaso en la aplicación de estas herramientas. Es también fundamental la mejora continua del sistema, implicando en ella a los trabajadores afectados

La inquietud hacia la mejora debe formar parte del espíritu de todo directivo y en la filosofía Lean se puede encontrar un buen aliado para poner en movimiento esta inquietud.  Con esta breve descripción de una de sus herramientas más conocidas he intentado mostrar que detrás de estos términos extraños, no hay más que “sentido común”, con metodología.