Se llama Gestión de procesos de negocio (Business Process Management) a la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua.

Para soportar esta estrategia es necesario contar con un conjunto de herramientas que den el soporte necesario para cumplir con el ciclo de vida de BPM. Este conjunto de herramientas son llamadas Business Process Management System y con ellas se construyen aplicaciones BPM.

(Click para ampliar) BPMS

Por qué BPM

¿Qué es un proceso?

Los procesos son el componente fundamental de nuestra ventaja competitiva; en la empresa, la esencia de la estrategia es realizar los procesos de modo diferente y más efectivo que nuestros competidores.

“Un proceso de negocio es un conjunto de tareas y actividades coordinadas entre sí, llevadas a cabo tanto por recursos (hombre/maquina) internos y/o externos a la organización, y que son necesarias e importantes para lograr los objetivos de la empresa.” (Michel Porter, Harvard Business School)

(Click para ampliar) Por qúe BPM

Cómo nace el BPM

La metodología BPM nace amparada por las grandes corporaciones en los Estados Unidos y pronto se traslada a Latinoamérica y a Europa.

El objetivo de estas compañías es muy claro, se ha conseguido automatizar la toma de datos de los procesos (incluso los transversales) a  través de aplicaciones como el ERP o similares, pero no logran controlar la información crítica de los mismos:

• Quién es el responsable del proceso.
• Dónde se encuentra parado un proceso.
• Por qué, cómo y cuándo se arranca un proceso.
• Qué ocurre cuando alguien no cumplimenta algún dato de un proceso.
• Cómo, cuándo y a quién se avisa cuando no se cumple un plazo en una actividad.
• Cómo interactúan los procesos entre sí.

Fases del BPM

(Click para ampliar) Fases del BPMS

A la hora de implantar esta metodología en nuestra organización debemos de pasar por las siguientes fases:

1.  BPA. Análisis de procesos.

En esta fase se procede a MODELAR los procesos de negocio de la organización. Esto ya supone una mejora importante por dos motivos: uno, que toda la organización va a hablar el mismo lenguaje y además va ser visual (un dibujo) y dos, estos modelos se van apublicar para que todas las personas que intervienen en ellos puedan proponer mejoras.

Una vez modelados los procesos y publicados, estos son simulados y analizados para ver su comportamiento y comprender cuáles de ellos son más críticos y hay que atacer en la siguiente fase. Esta simulación se hace obteniendo datos de sistemas que existen en la empresa o bien mediante medidas teóricas.

Podemos concluir que a través de la Herramienta BPA podremos llevar a cabo las siguientes actuaciones en relación con los procesos objeto de estudio:

• Modelación de los Procesos: Edición gráfica de los procesos, así como la tabulación de la información crítica para los mismos (asignación de atributos: costes, nº de trabajadores, información requerida …).
• Análisis: Consultas e informes asociados a la actividad de un área determinada, proceso, elemento, ..
• Simulación: Algoritmos de simulación: análisis de flujo, análisis de carga, análisis de capacidad, detección de necesidades de personal, cuellos de botella, …

(Click para ampliar)

2. BPM. Fase de Automatización.

En esta fase, los procesos clave identificados en la fase anterior, son AUTOMATIZADOS mediante tecnologías de workflow, INTEGRÁNDOLOS con sistemas existentes en la organización, generalmente mediante SOA y ESB. Estos procesos siempre estarán bajo la influencia de las reglas de negocio (entes que afectan a todos los procesos y que se dictan por dirección) e incorporarán gestión documental para el seguimiento de la documentación de las mismas.

3. BAM. Fase de Monitorización.

En esta última fase, con los procesos funcionando en "real" en la organización y mediante herramientas de BI y de CMI obtenemos los indicadores claves de estos procesos, de esta manera vemos donde hay que mejorarlos y además podemos contraponerlos contra los indicadores "teóricos" de la fase incial de análisis. Con esta información sólo queda volver a pasar a la fase 1 para hacer mejoras en los modelos y así completamos el círculo.

Funcionamiento de un BPMS

(Click para ampliar) Funcionamiento de un BPMS

Beneficios del BPMS

(Click para ampliar) Beneficios del BPMS

Por qué PFSGRUPO para implantar su BPMS

(Click para ampliar) Por qué PFSGRUPO para implantar su BPMS

Tecnologías