En qué consiste el análisis de procesos a través de la herramienta BPA

Según Kaouru Ishikawa, con el uso de un grupo de sencillas herramientas se pueden resolver el 80% de los problemas de una organización.

Esta breve, pero interesante reflexión realizada por el que se considera el padre del análisis de las causas de los problemas en procesos industriales, es la que hoy en día más puede reportar a los empresarios que se ven inmersos en problemas de productividades e ineficiencias en su actividad.

Por ello, y dado que la misión de un consultor organizacional es precisamente resolver las necesidades de lo que realmente preocupa a las organizaciones, de cara a reportar valor añadido, ha llevado a la sinergia entre el área de consultoría informática y el área de consultoría de procesos a desarrollar una tipología de herramienta informática que permite visualizar de forma gráfica y navegable los procesos de una entidad.

La herramienta definida se denomina BPA (Business Process Analyzer) y permite identificar de manera gráfica aquellas actividades del proceso que no agregan valor y las áreas de oportunidad para implementar acciones de mejora.

Las ventajas que reporta son:

  • Representa en forma ordenada la ocurrencia del mayor al menor impacto de los problemas o áreas de oportunidad de mejora.
  • Es el primer paso para la realización de mejoras, al basarse en el análisis previo de la aportación de valor de cada una de las actividades de un proceso.
  • Facilita el proceso de toma de decisiones porque cuantifica la información que permite efectuar comparaciones basadas en hechos verdaderos.

 Así, la sistemática necesaria para una utilización óptima de la metodología de análisis de procesos consistiría en:

  •  La Dirección designa a los miembros de los equipos de análisis de procesos, seleccionando personal con experiencia y conocimiento de cada una de las actividades que se realizan durante el proceso, así como de los diferentes problemas que se presentan.
  • Los equipos de análisis de procesos registran/modelan las actividades que componen el proceso seleccionado, utilizando como herramientas la hoja para el análisis de procesos, con la finalidad de identificar qué actividades que agregan valor al proceso, los traslados de personas o documentos, tiempos muertos o de espera, supervisiones y verificaciones, archivos y operaciones duplicadas, asimismo elaboran el diagrama de flujo, que representa gráficamente la secuencia de actividades del proceso.
  • Los equipos de análisis de proyecto identifican las áreas de oportunidad de mejora, utilizando para ello técnicas de calidad 5W´s: apoya la identificación de los factores y condiciones que provocan problemas en los procesos de trabajo o la vida cotidiana. Las 5 W’s y 1 H provienen de la primera letra de las siguientes preguntas en inglés: Who (Quién), What (Qué), Where (Dónde), When (Cuándo), Why (Por qué) y How (Cómo).
  • Utilizando nuevamente como herramienta el BPA, los miembros de los equipos de análisis de procesos, incorporan algunas de las acciones de mejora propuestas, en especial aquellas que no generan aumento de recursos humanos, materiales o financieros y realizan una propuesta del nuevo flujo de las actividades.

De esta forma sistemática, se consigue que a través de la participación de las personas que realmente conocen y viven el proceso, se propongan las soluciones y se evalúe la aportación de valor en términos de eficacia y eficiencia, todo ello mediante una representación gráfica que permite visualizar y, lo que es más importante, reportar y comunicar las mejoras aportadas por los equipos de mejora.

Autor: Mónica Pomar – Directora Asociada (Área de Consultoría)

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