BPM: Ventajas de su implementación

En la actualidad, las empresas se están marcando como objetivo principal maximizar los beneficios sin realizar nuevas inversiones en la adquisición de activos. Una empresa eficiente no es aquella que más beneficios obtiene, si no aquella que mejor aprovecha los recursos de los que dispone. Es decir, se debe establecer como meta prioritaria conseguir que los recursos estén asignados el mayor tiempo posible a actividades de las diferentes fases productivas, que al fin y al cabo, es la manera de obtener una mayor rentabilidad económica.

Ante la situación económica y financiera que se está viviendo, las empresas han de modernizarse cambiando su mentalidad y la perspectiva que poseen del ámbito empresarial. Hasta ahora, la visión de la empresa y sus procesos productivos estaban dirigidos por su estructura organizativa y los recursos de los que disponía. En los últimos años esta forma de entender la empresa ha evolucionado hacia un modelo dirigido por los procesos. La dificultad en esta parte es encontrar la mejor manera (cuando decimos mejor también nos referimos a rápida y económica) de poder implementar la gestión y el control de los procesos de negocio. Para cubrir tal necesidad ha surgido la metodología BPM (Business Process Management).

La metodología BPM es una extraordinaria solución para agilizar la gestión de los procesos que se realizan en el seno de la empresa.

El punto de inicio de esta metodología es realizar un análisis previo para conocer en detalle cuales son las actividades a realizar, así como determinar el grado de repercusión de cada una de ellas. Posteriormente, a través de un refinamiento, se esboza un modelo del proceso teniendo siempre en consideración optimizar los recursos y maximizar la eficiencia.

En el mercado existen diferentes herramientas o aplicaciones, como por ejemplo AuraPortal, que dan soporte a los ciclos de vida diseñados con BPM. De esta manera se consigue aunar en un mismo producto las ventajas que aportan los BPM con el potencial que ofrecen las nuevas tecnologías.

Automatizar los procesos supone una gran mejora en la actividad diaria de los empleados, facilitando la comunicación entre los distintos ejecutores que deben interactuar durante el ciclo de vida del proceso. Mejorar la comunicación entre los distintos elementos de la empresa conlleva una optimización de recursos, ya que los empleados se centrarán en la realización de la actividad y no en la recopilación de la información necesaria para llevarla a cabo. A mayores, se procede a la asignación de las actividades que debe realizar cada trabajador, acotando los límites de cada una y estableciendo pautas a seguir durante el flujo del proceso.

Hasta ahora se ha mostrado una visión global de los beneficios que resultan de implantar una metodología BPM en la estructura operativa de cualquier empresa. A continuación se enumerarán otra serie de ventajas, no menos importantes, que aporta la asimilación dicha metodología:

  • Mejorar los sistemas de calidad de la empresa.
  • Mejorar el proceso de producción.
  • Reducir los tiempos de ejecución de las actividades.
  • Establecer puntos críticos como cuellos de botella.
  • Mejorar la comunicación interna de la propia organización.
  • Ayudar al cumplimiento de las distintas legislaciones vigentes.
  • Restringir el acceso a la información: copias controladas, protección de datos, sistema de permisos.
  • Monitorización y trazabilidad de procesos.
  • Automatización de los procesos.
  • Optimizar los recursos de la organización.
  • Mayor alineación entre negocio y sistemas.

Como se puede apreciar la implantación de un sistema BPM en el ámbito de la empresa  no sólo redunda en factores económicos, permitiendo también conseguir un entorno laboral más ágil y cómodo para sus trabajadores, facilitándoles el acceso a la información necesaria para el cumplimiento de sus tareas.

Por todo lo anterior, podemos concluir que la metodología BPM aporta un sistema de gestión de los procesos internos que se amortizará desde el primer momento de su implantación. Esto permitirá dar un salto de calidad en la prestación de los servicios, reflejándose a la postre en beneficios económicos y en satisfacción del cliente.

Autor: Francisco Javier García

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