Desde hace unos pocos años ha aparecido una nueva tendencia en software que está cobrando un gran auge. Se trata del BPM o gestión de procesos de negocio.
Esta tendencia, tiene como base, una metodología de despliegue de implementación de los procesos de negocio de la organización, dentro de la compañía y hacia los canales de comunicación empleados por la misma para el contacto con los externos de la empresa: clientes, proveedores, ciudadanos, etc.
El estar envueltos en unos tiempos de crisis, la necesidad de las empresas de controlar de una manera más efectiva sus costes y el hecho de únicamente invertir en aquellos proyectos que conlleven un retorno de la inversión claro, fácilmente medible y con resultados a corto plazo han hecho que esta metodología y tecnología hayan crecido rápidamente y tengan una previsión de crecimiento aún mayor.
BPM está siendo una auténtica revolución dentro del mundo del software de la gestión empresarial. Mirando hacia atrás sólo comparable con la aparición de los ERP, pero en menos tiempo que este. ¿Por qué? Es fácil comprenderlo si realmente entendemos que es BPM y cuáles son sus fundamentos.
BPM significa gestión de procesos de negocio, pero realmente qué es. Para conocerlo hay primero que explicar que son los procesos de negocio y en que se basa la metodología BPM que ha hecho aparecer un conjunto de herramientas para soportarlo. Realmente la metodología BPM se viene aplicando desde hace un mucho tiempo, otra cosa es que las herramientas que lo soportan tengan las prestaciones que han aparecido en los últimos años y que hacen perfectamente efectiva su implementación.
Expliquemos que son los procesos de negocio.
Cualquier organización realiza, para poder llevar a cabo su actividad, una serie de tareas, más o menos repetitivas en las que intervienen personas de la organización, muchas veces también intervienen externos a la misma (clientes, proveedores, etc) en las que va apareciendo información, documentación y a partir de las cuales se va gestionando la empresa. Esto no son más que los procesos.
Cada organización decide como realiza estos procesos, que orden siguen, que personas o departamentos realizan cada acción, que registros se generan, donde se guarda la información que se va gestionando, etc. En función de lo bien que hagamos esto, estaremos diferenciándonos de nuestra competencia y siendo en mayor o menor medida “eficaces”.
Controlar todo esto es una tarea compleja y a la vez determinante para nuestra organización. Máxime en estos tiempos que se puede llegar a convertir en la manera de sobrevivir de nuestra organización en un mercado a la baja.
Lo primero que debe de realizar un gestor es tener una planificación de que cosas son las que hay que maximizar, es decir, fijar una estrategia. Para poder implementar una estrategia en la organización debemos de bajar un nivel y decidir, cómo para llevar a cabo esta estrategia que objetivos hemos de fijar para cumplirla. Para cumplir los objetivos nos apoyamos en los procesos de negocio, la base de todo, estos procesos tendrán por debajo flujos, estructuras y datos, pero de su control y gestión podremos cumplir los objetivos, minimizar los problemas y seguir y medir la estrategia.
Lo que estamos haciendo realmente es diseñar una estructura para nuestro negocio, estaremos haciendo lo que se denomina “arquitectura empresarial”.
(Click para ampliar) Mediante este concepto conseguimos alinear y estructurar la información entre todos los niveles de la organización. Si nuestra organización ha crecido y está integrada por bastante personal con bastantes negocios distintos es un pilar fundamental generar esta arquitectura y gestionarla. Veamos un ejemplo:
(Click para ampliar) Sigamos no obstante con la parte fundamental de este artículo, ahora que sabemos lo que son los procesos de negocio.
BPM, por definición, nos dice que para poder gestionar y mejorar nuestros procesos de negocio debemos de tenerlos controlados, para poder controlarlos es necesario pasar por las siguientes fases:
La fase inicial, la de MODELADO, nos es más que tener una representación gráfica de los procesos, ¿por qué gráfica?, porque una imagen vale más que mil palabras. Si tenemos nuestros procesos dibujados es más sencillo comprender por todos como funciona el proceso.
Este modelado se hace con una metodología estándar que se denomina BPMN. Business Process Modeling Notation la cual utilizan todas las aplicaciones de este ámbito.
En esta fase se engloban los llamados BPA. Herramientas para el análisis y diseño de procesos. Pero de esto hablaremos más extendido en otro artículo.
La siguiente fase, la AUTOMATIZACIÓN. Esta fase lo que nos dice es que lo que hemos diseñado, mejor dicho modelado, lo pongamos en práctica en la organización, ¿cómo? Pues como queramos, en papel, a voces, … Lo que a todos nos viene a la mente es que empleemos las tecnologías de la información para hacerlo, es lo más simple, rápido y económico. Esta es la fase clave y donde las últimas tendencias de software BPM están apostando. Pasar del modelado a la ejecución del proceso de forma transparente, es decir, tener una solución que interprete dibujos de procesos y los ponga funcionar en la organización. Pues esto ya es posible, por eso está teniendo tanto auge esta metodología y estas soluciones software. Usted mismo puede poner a funcionar los procesos de su empresa. La gente de organización está de enhorabuena.
No debemos olvidar una fase importante, la de integración. Los procesos contienen información que puede que ya exista en otro sistema, pues se trata de aprovecharla, de no imputarla dos veces en dos sistemas distintos, sino de hacerlo sólo una vez INTREGRANDO esta información.
Con los procesos ya funcionando y teniendo la información completa de todos ellos pasamos a la siguiente fase la de MONITORIZACIÓN, la cual, a través de herramientas de cuadros de mando sobre indicadores clave definidos para cada proceso nos van a ir diciendo:
Y así hasta un largo etcétera. Con esto, lo que estamos consiguiendo es un cuadro de mando real sobre la eficacia a la hora de realizar las cosas que tiene mi organización y lo que es más importante veré donde estoy fallando y el motivo. Tendré en mi mano toda la información para poder tomar decisiones que me harán OPTIMIZAR estos procesos. Siendo esta la última fase de la metodología BPM, la optimización no es más que, con la información obtenida en la fase de monitorización hacer cambios en el modelado del proceso (la primera fase) que harán que esté trabajando en un círculo de mejora continua.
(Click para ampliar) Resumiendo, las principales ventajas de estos sistemas son:
Autor: Pablo Sierra Rodríguez (Socio Área TI)
