Este artículo va dirigido a todas las personas que tienen que decidir los destinos de una organización o empresa, directivos, gerentes, jefes de servicio y demás puestos con dicha responsabilidad.
A todos nos suenan conceptos de gestión como las normas ISO (9.000, 14.000, …),pero si nos atenemos a temas informáticos la cosa cambia; tenemos más o menos claro que son los aplicaciones de gestión integral, los erp, los crm. Siguen saliendo más productos al mercado de BI, SCM, … Aparecen conceptos muy novedosos como SOA, BPM,… La verdad es que uno empieza a confundir tanta sigla anglosajona con la verdadera naturaleza de estas aplicaciones o metodologías. Estamos en un tiempo de tanta velocidad y movimiento que las cosas se simplifican llevándose al mínimo de información posible, sus siglas, y con tanta información a la vez que uno no sabe si un CRM es para gestionar pedidos o clientes o si el ERP me ayudará por sí sólo a la toma de decisiones.
El verdadero concepto importante es que cualquier persona que debe de tomar decisiones necesita un mínimo de información para optar por ir por un camino o por otro, la experiencia muchas veces, otras las aptitudes del individuo, pueden suplir estas faltas de información, pero realmente, ¿es correcto hacerlo así?
Todos sabemos que debemos apoyarnos en las tecnologías de la información para mejorar la eficiencia de nuestra organización y es ahí donde cada vez se nos complica más la vida.
Hagamos un poco de memoria para ver la evolución de la industria del software de gestión de empresa para poder entender como esto nos afecta hoy en día.
- Aparecen las primeras aplicaciones para resolver procesos concretos como el de contabilizar, control de almacén, etc. Son aplicaciones que se personalizan en cada cliente y que difícilmente se pueden conectar con otros sistemas.
- Posteriormente aparecen los primeros paquetes de gestión integrada. Estas aplicaciones juntan varios procesos dentro de su sistema: Facturación, cartera, almacén, etc. y pueden llegar a traspasar datos entre varias aplicaciones, normalmente datos contables, para eliminar imputaciones de los mismos datos en varias pantallas. No obstante hay mucha información que sigue duplicándose en varios procesos.
- Llega la primera revolución al mundo de la gestión: Los ERP (Enterprise Resource planning) o planificación de recursos empresariales. Estas macroaplicaciones aúnan en una única base de datos toda la información de los procesos básicos que toda empresa ha de controlar: gestión de la cadena de suministro, logística, almacén, facturación, producción, contabilidad, finanzas y recursos humanos. A todos nos suena la palabra SAP, principal fabricante de este tipo de soluciones. Su principal ventaja radica en que se preocupan de gestionar toda la documentación que genera una empresa para introducirla en el sistema con la bonanza que aquel dato que ya haya sido introducido en una fase anterior no será necesario volver a meterlo. Además, al disponer de una base de datos única la explotación de la información será muy sencilla y rápida de realizar.
- Después del ERP quedan muchos procesos por automatizar y comienzan a salir muchas otras aplicaciones: CRM, PLM, EPM, BSC, BPM, ….
Vamos a detenernos un momento para analizar qué ha pasado desde el ERP hasta ahora:
- Un montón de fabricantes han llamado a sus productos ERP porque son unas siglas que todos ya identificamos que son. Lo malo es que hay pocas soluciones en el mercado que sean verdaderamente un ERP (no cubren todos los procesos antes mencionados) y se han apropiado de un nombre que no es correcto.
- Muchos ERP incluyen una plataforma de desarrollo que permite a los clientes desarrollar aplicaciones a medida para poder ajustar sus procesos al funcionamiento del ERP. Esto ha llevado a que las funcionalidades del ERP hayan aumentado y que hoy en día sirvan para muchas más cosas de las que fueron inicialmente pensados. Pero, ¿es correcto desarrollar una aplicación con un proceso que no va tener influencia en los procesos base desarrollados en el ERP? A mi juicio creo que esto no es correcto como explicaré posteriormente.
Con estas dos afirmaciones, hoy en día la gente piensa que el ERP es la solución a todos los problemas y el software que lo aglutina todo. Si esto es así, ¿porqué los desarrolladores de software han seguido creando más aplicaciones (siglas) y no se han centrado todos en el ERP? Pues muy sencillo, porque el ERP se debe de centrar en el fin para el cual fue pensado: desarrollar los procesos de gestión de los recursos de la empresa. Hacerlo al contrario tiene una gran desventaja, el coste. El coste de desarrollar todos los procesos sobre una única plataforma nos hace cautivos de la misma y además siempre habrá algún proceso que por su naturaleza sea muy costoso de implantar o imposible de desarrollar.
¿Y qué pasa con el resto de procesos? Para eso sigue evolucionando la industria del software.
Vamos a ver ahora los principales y después veremos cómo sería una situación ideal de implantación de estos sistemas.
(Click para ampliar) Vistas estas aplicaciones seguramente hayan terminado el artículo peor de lo que empezaron. Pues vamos a darle la vuelta final que nos debe de servir para aclarar todo esto.
Comparemos los diferentes aplicativos con la partes de un coche:
- Ruedas y motor: una aplicación financiera, el ERP. Sobre ella debemos descansar todo el flujo económico de la empresa pero no pretender ir más allá. Son para lo que son y no debemos pretender obtener más de ellos.
- Espejos: El CRM, para poder analizar lo que pasa alrededor, controlar los clientes, los proveedores y tener automatizados todos los procesos referentes a terceros. Así sabremos cuantos coches pasan cerca y si podemos chocar con alguno.
- Carrocería: Esta claro que esa es la imagen que da al exterior la empresa, lo que representa un coche y lo que rápidamente diferencia a unos de otros. Esto es la página web corporativa de la empresa y más recientemente las partes privadas de la misma desde donde se pueden prestar servicios, es lo que nos diferencia por fuera. Para hacer esto una muy buena solución pensando en el futuro es el BPM, luego lo veremos para poder entenderlo mejor.
- Panel informativo: el cuadro de mando. Debe de sacar información del ERP y de otras muchas más aplicaciones para sintetizar la información que le llega al usuario, si sólo se saca del ERP únicamente obtendremos datos en el panel del área económica, se imaginan que en un coche sólo pudiéramos ver las revoluciones del motor, …
- Extras: esto depende de para qué sector sea el coche, si necesitamos un todoterreno, un deportivo, una furgoneta, etc. Lo más importante es analizar nuestro sector y nuestra naturaleza. Si nos gestionamos por proyectos necesitaremos un EMP (gestor de proyectos) si en cambio hacemos productos muy grandes y costosos difíciles de diseñar y mantener nuestro extra será el PLM. Ahora bien, hay un extra que puede servir para todas esas funciones, el BPM pues como gestor de procesos puede automatizar todos, es decir, dentro de un BPM podemos construir procesos para gestionar terceros (CRM), cadenas de suministro (SCM), proyectos (EPM), etc., etc.,
- El volante: esto no es una aplicación, sino la organización de la empresa que en función de las decisiones del conductor (gerencia) se pueda mover hacia un lado o hacia otro. Con las aplicaciones vistas se obtiene la información necesaria para poder movernos por el asfalto.
Como resumen comentaré lo que a mi entender debería de tener toda organización para poder tomar las decisiones en base a que toda la información la obtiene y le llega correctamente.
- Un buen ERP para gestionar los procesos económicos y alguno especial de su sector.
- Un BPM para gestionar todos los demás procesos e integrarlos con el ERP y orientarlos hacia los externos a través de la página web corportativa.
- Un buen sistema de BI y un cuadro de mando por área que se nutra del ERP y del BPM.
Me parecen que son las aplicaciones más lógicas y de menor coste y tiempo de implantación.
